リモートワークは楽なんですが、なんか現場で仕事している時よりも進みが悪いように思います。また、コミュニケーションが少なくなっているので不安です。
何かいい方法ありませんか？
この問題にお答えします。
PM初心者がリモートワークで注意するべき3ポイント
こんにちは。ユウマです。
PM初心者がリモートワークで注意するべき3ポイントですが、結論から言うと
- オンライン会議
- チャットコミュニケーション
- タスク管理
この3つです。
まぁこれはリモートワークに限らず普段の仕事でも大切なことですね。
ただ、現場で直接顔を合わせるオフラインと比べて、リモートワークのようなオンラインは、どうしてもコニュニケーションが少なくなります。
普段はちょっとした会話でコニュニケーションが取れたりしますが、オンラインだとチャットでのコニュニケーションが中心になります。
すぐに返信が来ればいいのですが、チャットだとそうもいかない時の方が多いです。
確認を待たないと進められない作業などはいちいちストップしてしまってそこでちょっとしたストレスが溜まります。
なので、オフラインでも初心者PMがスムーズに仕事を進めていくためにこの3つのポイントを詳しく説明していきます。
このポイントが抑えられると、大規模な仕事が来てもスムーズに進められるようになります。
オンライン会議のポイント
PMになるとお客様との会議、開発側との会議、会社での報告会議など何かと会議が多いと思います。
さらに複数のプロジェクトを持つと会議だらけになりますし、リモートワーク中心になると、会議は全てオンラインになります。
オンライン会議ってオフラインと違ってちょっとしたタイムラグやその場の空気感が微妙に読みづらくないですか？
その分、明確な言葉使いをしっかりと相手に伝えないと伝わらないと思います。
そこでオンライン会議での進め方は常に
- 誰が
- いつまでに
- 何を行う
この3つの決め事を中心に進めていくのがポイントです。
この3つを抑えることで、問題点や確認しなくてはいけない部分が明確になります。
例えば、こんな感じです。
Aさん今週末の金曜日の17時までに開発スケジュールだしてください。
と伝えるとします。
開発についてですがまだ一部仕様が決まっていないのでそこを決定して欲しいです。
こんな感じにスケジュールが出せない理由が出てきます。
そうすると次は
では仕様を決定するのは私がお客様に確認するので明日の17時までに仕様を確認して伝えます。
と言った感じで一つ一つ明確になります。
ここでさらにポイントなのは
- 誰が
- いつまでに
- 何を行う
ことを決めるときは超具体的にしてください。
NG例
OK例
また、何か物事を決定するときは必ず懸念点や問題点が少しでもないかを確認してください。
ここを確認せず、指示を出してしまうと、後々確認しなくてはいけないことが出てきます。
オフラインだと気軽に確認できますが、オンラインだとわざわざチャットで確認となります。
これだけで結構なタイムラグになるのでスピーディーかつスムーズにプロジェクトを進めていくには一回の会議で懸念点、問題点はなくなるように進めていってください。
チャットコミュニケーションのポイント
オンラインだとslackやチャットワーク、lineなどのチャットコミュニケーションが主になります。
オフラインでのコミュニケーションだと、その場の雰囲気や空気感で、あの、その、あれ、これとか指示代名詞で伝わることもありますが、チャットコミュニケーションではこの指示代名詞は伝わりません。
当たり前ですが、指示代名詞は使わないようにしてください。
だからと言って、何か指示を出すとき、細かく詳細な文章を記載しても人は読みません。
次から次に来る新しい情報に消されてしまいます。
なので、チャットでの指示は短く簡潔に書いてください。
そこでこの2つのポイントを押さえて書けばOKです。
それは
目的と理由
です。
この2つがセットです。
こんな感じで書いてください。
例
理由は16時にお客様との会議で使います。
こんな感じですね。
別に目的だけで問題ないのでは？と思うかもしれませんが、実は理由がないとこの指示を無視されるとか忘れられる可能性が高いです。
逆に理由があるだけで人は行動しやすくなります。
これ実はカチッサー効果という心理現象なのです。
カチッサー効果（カチッサーこうか、英: Automaticity）とは、ある働きかけによって、深く考えることなしに、ある行動を起こしてしまう心理現象。カチッ・サー効果とも表記する。
引用：Wikipedia
なので、だだ指示を出すだけではなく、理由を明確にして指示をだしてください。
タスク管理のポイント
PMとして誰が今何を行なっているのかを常に管理している必要があります。
これには管理のツールなどを利用してください。
ツールは簡単なものだとgoogleのスプレットシートで十分だと思いますし、私はTrelloという管理ツールを利用しています。無料で使えて便利です。
タスク管理について押さえておくポイントも2つです。
- 細なことでもタスク化すること
- 何かタスクが発生したらすぐにタスク化すること
これオフラインだと会議終わった後でも「タスク追加しておいて」と声をかけて忘れないようにできるのですが、オンライン会議だとそれができません。
そして、会議が終わった後にタスク追加を行おうとすると忘れてしまう可能性が高いです。
なぜ忘れてしまうかというと、基本人は新しい情報をインプットしても時間が経つにつれ記憶から失われていきます。
これを忘却曲線と言います。
忘却曲線（ぼうきゃくきょくせん）は、記憶の中でも特に中期記憶（長期記憶）の忘却を表す曲線。特に心理学者のヘルマン・エビングハウスによるものが有名である。
引用：Wikipedia
なのでタスクが発生したらその場で管理ツールに追加するなどして忘れないようにしてください。
まとめ
この記事を書いているのは2020年5月3日で新型コロナウィルスの影響で緊急事態宣言が出ています。
この影響でいくつもの企業が強制的にリモートワークが普及されました。
この影響で私も今は80%がリモートワークです。
会議はオンライン会議になっています。
本日お伝えした
- 会議ポイント
- チャットコミュニケーションポンと
- タスク管理ポイント
まさに今私が現場で意識して使っていることです。
そして、意識することで仕事もオフラインと同じように進められています。
また、これからはもっとこのオンラインのやり方に慣れていくので、コロナが収束してもリモートワークでの働き方が増えてくると思います。
本日お伝えしたことははかなり基本的なことですが、このポイントをさえ押さえておけあば、PMとして大きなプロジェクトや複数のプロジェクトを抱えても動じなくなるので是非今から意識して使っていただけると嬉しいです 🙂
